Marketing-Automatisierung: 5 Workflows, die du 2025 und 2026 wirklich brauchst

Verfasst von Ole Jasper

Hey Marketing-Profis,

Automatisierung ist keine „Nice-to-have“-Spielerei mehr, sondern die Grundlage für skalierbares Wachstum. Die gute Nachricht: Du brauchst kein Enterprise-Stack, um wirksam zu automatisieren. Mit klaren Workflows, sauberen Daten und einem überschaubaren Toolset (CRM/ESP + Tracking + Automationslayer) hebst du sofort Effizienz – und Performance.

Hier sind 5 praxiserprobte Workflows, die wir 2025 standardmäßig aufsetzen. Mit Triggern, Inhalten, KPI-Zielen und Setup-Tipps.

1) Welcome & Nurture: Vom ersten Kontakt zur qualifizierten Nachfrage

Ziel: Aus kalten Kontakten warme Leads machen – planbar und persönlich.

Trigger: Newsletter-Opt-in, Lead-Magnet-Download, Webinar-Anmeldung.

Abfolge (Beispiel, 10–14 Tage):

  • T0 (sofort): Welcome-Mail + „Was dich erwartet“ + Social-Proof-Snippets.

  • T+2: Value-Content (How-to/Checkliste) + Soft-CTA (Case Study lesen).

  • T+5: Problemfokus (Pain → Lösung) + Mini-Video.

  • T+9: Einwandbehandlung (Preis, Aufwand, Vertrauen) + Testimonial.

  • T+12: Klarer CTA: „Kostenlosen Ad-Check buchen“.

Personalisierung: Segment nach Quelle (Leadmagnet A/B), Branche, Funnel-Phase.

KPIs: Welcome-Open-Rate ≥ 55 %, CTR ≥ 8 %, Reply-Rate ≥ 2 %, Lead→MQL ≥ 20 %.

Stack-Tipp: ESP/CRM (Klaviyo, HubSpot, Brevo), UTM-basiertes Routing, GA4-Events.


2) Lead-Qualifizierung & Handover an Sales: Kein Hot Lead bleibt liegen

Ziel: Leads nach Relevanz bewerten, automatisch verteilen und schnell antworten.

Trigger: Formulareingang, Webinar-Teilnahme, Whitepaper-Download.

Logik: Lead Scoring (z. B. +10 Punkte für Branchenfit, +20 für Preisseite, +30 für Terminanfrage; −10 für generische Adresse).

Aktionen:

  • Score ≥ Schwelle: Sofortige Calendly-Einladung + Slack/Teams-Alert an Sales.

  • Score < Schwelle: Nurture-Sequenz (siehe #1).

  • No-Show/Abbruch: Automatische Re-Scheduling-Mail + SMS-Reminder (Opt-in).

KPIs: SLA-Antwortzeit < 15 Min., MQL→SQL ≥ 35 %, No-Show-Rate ↓.

Stack-Tipp: CRM (HubSpot/Pipedrive), Kalender (Calendly), Automationslayer (Zapier/Make), Slack/Teams Alerts.


3) Recovery-Flow: Warenkorb- & Lead-Abbruch elegant zurückholen

Ziel: Abbrüche retten – ohne zu nerven und datenschutzkonform.

Trigger: „Initiate Checkout“, „Start Form“ ohne Abschluss (First-Party-Events).

Sequenz:

  • +1 h: Reminder mit Inhalt des Warenkorbs/angebrochener Anfrage, Lieferzeit/Timeline.

  • +24 h: Einwandbehandlung (Rückgabe, Support, Demo-Call).

  • +48–72 h: Leichter Incentive (Gratis Versand/Boni) – klar befristet.

  • Parallel: Meta Dynamic Product Ads + Google Remarketing (Ausschlüsse für Käufer).

Good Practice: Häufigkeit cappen (max. 1–2 Touchpoints/Tag), Käufer sofort aus Audiences entfernen.

KPIs: Recovery-Rate ≥ 10–20 % je nach Branche, CPA↓, Zeit bis Abschluss↓.

Stack-Tipp: GA4 + Enhanced Conversions, Meta Pixel + CAPI, ESP/CRM mit dynamischen Blöcken.


4) Win-Back & Re-Engage: Still gewordene Kontakte reaktivieren

Ziel: Dormante Leads/Kunden zurückholen – günstiger als Neukauf.

Trigger: 60–180 Tage Inaktivität (keine Öffnung/Klick/Kauf/Call).

Sequenz (3–4 Touchpoints):

  • Mail 1: „Bist du noch dran?“ – 3 Optionen anklicken (A: Thema X, B: Thema Y, C: Pausieren).

  • Mail 2: Best-of-Content/Case Study mit klarer Outcome-Botschaft.

  • Mail 3: „Was hat dich bisher gestoppt?“ – Einwand-Umfrage + Terminangebot.

  • Optional: Exklusives Q&A/Webinar für Re-Aktivierer.

List-Hygiene: Hard bounces, Inaktive > 365 Tage aussteuern (Deliverability).

KPIs: Re-Activation ≥ 5–10 %, Spam-Beschwerden < 0,1 %, List-Health↑.

Stack-Tipp: ESP-Engagement-Segmente, Preference Center, Webinar-Tool (Zoom/LiveStorm).


5) Reporting & Alerts: KPI-Wächter statt Bauchgefühl

Ziel: Abweichungen früh erkennen und automatisiert handeln.

Trigger: Schwellenwerte, z. B. ROAS < 2, CPA > Ziel +20 %, CTR < 0,8 %, CR < 2 %, Spend-Drift > 30 %.

Aktionen:

  • Alert an Slack/Teams mit Account, Ad Set, Abweichung, Link.

  • Auto-Rule: Budget −20 % bei Underperformance; +15 % bei Overperformance (3 Tage in Folge).

  • Tägliches Digest: Top/Flop-Creatives, Spend, ROAS, Learning-Phase-Status.

KPIs: MTTR (Time-to-React) ↓, weniger Budget-Burn, stabilere ROAS-Range.

Stack-Tipp: Plattform-Auto-Regeln (Meta/Google), Looker/Data Studio, Supermetrics, Slack Bots.


Bonus: „Lifecycle Ads“ – Automatisches Orchestrieren über Kanäle

Idee: E-Mail/SMS-Signale triggern kanalübergreifendes Retargeting (Meta/Google/YouTube/LinkedIn).

Beispiel: Öffnet jemand die Einwand-Mail, aber klickt nicht → 3 Tage Value-Ad auf Social; klickt & besucht Preisseite → Conversion-Ad mit Social Proof.


Setup-Checkliste (kurz & wirksam)

  • Datenbasis: GA4-Events sauber, UTMs konsistent, Consent-Management aktiv.

  • First-Party-Setup: Meta Pixel + Conversions API, Google Enhanced Conversions.

  • Namings & Doku: Einheitliche Bezeichnungen, README im Workspace, Owner pro Flow.

  • Testing: Jede Automatisierung mit Sandbox/Preflight testen (falsche Mails vermeiden).

  • Frequenzsteuerung: Max. Kontakte/Tag und Kanal-Priorität definieren.


Fazit

Automatisierung ersetzt nicht die Strategie – sie macht sie skalierbar. Mit diesen fünf Workflows schaffst du verlässliche Touchpoints vom ersten Klick bis zum Abschluss, ohne dein Team mit Routinearbeit zu blockieren.


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Ole Jasper
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